Elektronische facturatie UBL/Peppol READY - Informatie en aanbevelingen

Uw facturen verzenden via Peppol was nog nooit zo eenvoudig als met Easyforyou versie load version... !

Geen nood aan handmatige her-invoer in Peppol.
Met de Peppol module (EFYUBL gecertificeerd EN 16931 / BIS Billing 3.0) verstuurt u uw facturen rechtstreeks vanuit Easyforyou.
Resultaat: een enorme tijdwinst en nul risico op fouten.

Een essentiële stap

Alvorens u uw facturen vanuit EFY kunt verzenden, is het verplicht om u eerst te registreren bij een Peppol Access Point provider, zoals bijvoorbeeld https://doccle.be of een andere provider van uw keuze.

Opgelet! In Doccle of via uw toegangspunt moet u zich registreren voor het ontvangen van documenten (dit is de standaardregistratie). Registreer u NIET voor het verzenden van facturen, anders kan EasyForYou de facturen niet via Peppol versturen.

Hoe verstuurt u uw factuur via Peppol?

  1. Voer een software-update uit (minimum versie load version...).
  2. Klik op het betreffende document (factuur of creditnota).
  3. Klik met de rechtermuisknop op de kleine afdrukknop of de knop voor verzending per e-mail.
  4. Selecteer in het contextuele menu de optie "UBL Peppol" of "PDF + Peppol".
  5. Uw document wordt dan automatisch verzonden in het Peppol netwerk.
  6. Het saldo van uw resterende credits wordt rechtsboven in de titelbalk van uw software weergegeven.
  7. Uw klant ontvangt zowel de Peppol factuur als een PDF kopie en u ontvangt automatisch een ontvangstbevestiging.

    8. Opgelet, een document dat in het Peppol netwerk is verzonden, kan niet meer worden gewijzigd. In geval van een fout moet het worden geannuleerd met een creditnota.
    Om dubbel werk te vermijden, controleer of uw boekhouder of uw boekhoudsoftware de export naar het Peppol netwerk niet reeds uitvoert.
     
    Financiële informatie op uw Peppol-facturen

    Let op: als u uw bankgegevens wilt doorgeven in de Peppol-facturen via EasyForYou, moet u deze instructies volgen:
    In EasyForYou, in het menu Bestand -> Bedrijf (of Onderneming) In het veld: Bank (IBAN, BIC)
    Moet u de gegevens exact volgens de volgende syntax invoeren:

    NAAM VAN DE BANK - IBAN: BE99 9999 9999 9999 - BIC: BBBBBEBB

    Synchronisatie van afrondingen voor Peppol-export

    Om het synchronisatiesysteem te activeren, voeg AdjustInvoiceAccordingToPeppol=Y toe in het bestand ALL.INI dat zich in de EasyForYou-map bevindt.

    AdjustInvoiceAccordingToPeppol=Y (Automatische aanpassing van de totaalafronding voor Peppol-exporten)

    Om verschillen van enkele centen die bij bepaalde facturen kunnen optreden tijdens Peppol-exporten op te lossen, hebben wij een nieuwe synchronisatiefunctie geïntroduceerd.

    Aangezien EasyForYou niet standaard kan worden afgestemd op de specifieke afrondingsregels van de UBL 3.0 Peppol-norm, garandeert deze tool volledige conformiteit. Indien een verschil wordt gedetecteerd, past EasyForYou automatisch het factuurtotaal in de software aan zodat dit exact overeenkomt met het bedrag berekend in het Peppol-document.

    Belangrijk: Dit proces vereist dat de Peppol-factuur wordt verzonden VOORDAT de PDF-factuur wordt gegenereerd.

    Dit zorgt ervoor dat de nodige aanpassingen eerst worden toegepast op de registratie in EasyForYou, waardoor een gecorrigeerde PDF-factuur wordt gegenereerd die perfect overeenkomt met de Peppol-gegevens.

Beheer van uw verzendcredits:

Wanneer uw creditsaldo nul bereikt, zal het programma automatisch in uw browser een voorstel openen om de EFYPEPPOL module "Credit* voor het verzenden van 100 Peppol documenten" te bestellen.

*Het Peppol netwerk is een uitwisselingsinfrastructuur die wordt beheerd door providers (zogenaamde "Access Points")
wier gebruik we moeten betalen om de beveiligde en automatische verzending van uw documenten te garanderen
en dit in overeenstemming met de Europese standaarden, wat de kostprijs van deze transacties rechtvaardigt.

XML Peppol documenten visualiseren:

Hier is een voorbeeld van een site waarmee u uw XML/UBL Peppol documenten kunt visualiseren:

Procedure:
Klik in uw EasyForYou software op het menu Help->Dossier->UBL Peppol
Open de map en sleep het document naar een van deze sites:
https://app.b2brouter.net/en/validation
https://pdfa.org/free-e-invoice-viewer

In deze map worden al uw facturen in digitaal formaat opgeslagen. Ze kunnen eventueel naar uw boekhouder worden verzonden voor import in de boekhouding.

Controleer handmatig of een klant geregistreerd is in Peppol:

https://directory.peppol.eu/public

Assistentievoorwaarden:

Details betreffende de werking van de telefonische, e-mail- of chathulp -> klik hier


Wij wensen u een uitstekende dag.